Vakantie? Manage je email
Als je terug komt van vakantie zit je inbox meestal helemaal vol. Niet zo gek, als je bedenkt dat er iedere dag 250 miljard mails worden verstuurd. Nobiles geeft je tips om te voorkomen dat je inbox uit zijn voegen barst tijdens jouw vakantie.
|
|
1. Het geheim van een relaxte vakantie zit hem in de voorbereiding. Zet je out of-office reply twee dagen van tevoren aan. Hierdoor voorkom je dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.
2. In je afwezigheidsmelding meld je natuurlijk de start- en einddatum van je vakantie. Smokkel er bij die einddatum ook weer een dag bij zodat je bij thuiskomst even rustig je achterstand kunt wegwerken. |
3. Geef aan bij wie mensen terecht kunnen als jij er niet bent. Het kan geen kwaad om bij die vervangers een beetje te differentiëren: ‘Voor vragen over de redactie kunt u terecht bij X en voor technische zaken bij Y.’ Vermeld ook waar je naartoe gaat. Mensen vinden het altijd leuk om over vakantiebestemmingen te praten. En misschien krijg je nog een paar goede tips!
4. Schrijf in je out-of-office reply ook dat je geen mail zult lezen tijdens je vakantie. Dat klinkt als een open deur, maar we zijn er al bijna aan gewend dat mensen hun Blackberry meenemen naar het strand. Eventueel kun je aangeven dat je in noodgevallen per sms te bereiken bent.
5. Meld je af voor de nieuwsbrieven waar je je ooit op geabonneerd hebt en die je nooit meer leest. Bespaart je sowieso heel wat mails.
6. Steeds meer mensen checken meteen bij aankomst in het hotel kijken of er internet is. Als je e-mailen belangrijk vindt tijdens je vakantie, kun je beter thuis blijven! Het is heel moeilijk om maat te houden.
7. Als je thuiskomt tref waarschijnlijk een overvolle inbox aan. Die berichten hoef je echt niet allemaal helemaal te lezen. Je kunt vrij snel inschatten welke berichten ‘need to know’, ‘nice to know’ en ‘not to know’ zijn.
8. Na de eerste selectie heb je alleen nog belangrijke berichten in je mailbox. Die ga je allemaal even langs en je verwerkt ze via het ‘inbox zero’-principe. De kleine taken en vragen behandel je direct en de rest zet je in je agenda of op je todolist . Op die manier heb je in twee uur een lege inbox, ben je volkomen uitgerust en weer helemaal op de hoogte.
je kunt emailberichten die je wel hebt gelezen, maar niet als urgent hebt beoordeelt ook marken als unread. Zo vergeet je ze niet nadat je de urgente emails hebt behandeld.
